Trotz fortschreitender Digitalisierung: Mehrheit der Unternehmen setzt noch auf Papier

10. Apr 2017 18:30 Uhr - Redaktion

Ob Materialscheine, Stundenzettel oder Rechnungen - viele betriebliche Abläufe werden auch im Jahr 2017 noch immer auf Papier geregelt. In drei Viertel der Unternehmen (75 Prozent) laufen die Hälfte der Prozesse oder mehr papierbasiert ab, bei rund jedem Fünften (19 Prozent) laufen sogar noch alle Prozesse auf Basis von Papierdokumenten. Dies gab der Digitalverband Bitkom unter Berufung auf eine repräsentative Umfrage unter Firmen ab 20 Mitarbeitern bekannt.

Allerdings wollen die meisten Firmen ihren Papierverbrauch reduzieren. Jedes zweite Unternehmen (56 Prozent) will seine Briefpost durch digitale Kommunikation ersetzen, jedem Dritten (32 Prozent) gelingt dieses Vorhaben auch zunehmend. Knapp die Hälfte (46 Prozent) der Unternehmen hat neuere Papierakten bereits teilweise digitalisiert, 19 Prozent sogar überwiegend und immerhin acht Prozent haben alle ihre Papierakten weitgehend digitalisiert. In 38 Prozent der Firmen wird außerdem bereits weniger ausgedruckt als noch vor einem Jahr, in jedem achten (13 Prozent) wird allerdings auch mehr gedruckt.

Jeder Vierte digitalisiert seine Dokumente

Der Wunsch nach elektronischen Dokumenten wächst.
Bild: Bitkom.



Rechtlich wird Unternehmen und Behörden der Weg zur rein digitalen Dokumentenverwaltung zunehmend geebnet. Am 29. März hat das Bundeskabinett das Gesetz zur Durchführung der eIDAS-Verordnung der EU verabschiedet. Das darin enthaltene "Vertrauensdienstegesetz" erleichtert die Verwendung sogenannter elektronischer Vertrauensdienste – dazu zählen zum Beispiel die digitale Unterschrift, elektronische Zeitstempel oder das elektronische Behörden-, bzw. Firmensiegel. Die Verordnung sorgt dafür, dass elektronische Dokumente EU-weit als rechtsgültig anerkannt werden.

Auch unter den Bundesbürgern wächst der Wunsch nach elektronischen Dokumenten, wie eine repräsentative Befragung im Auftrag des Bitkom ergeben hat. Knapp jeder dritte Internetnutzer (29 Prozent) möchte persönliche Dokumente wie Rechnungen und Verträge am liebsten als E-Mail zugeschickt bekommen. Gegenüber 2013 hat sich der Anteil damit verdoppelt, damals bevorzugten nur 15 Prozent elektronische Dokumente.

Ebenfalls gestiegen ist die Zahl derjenigen, die Dokumente, die sie auf Papier erhalten, selbst digitalisieren. Jeder Vierte (25 Prozent) scannt oder fotografiert regelmäßig Papierdokumente, um sie digital zu speichern. 2013 betrug der Anteil erst 15 Prozent. Inzwischen verwaltet jeder vierte Bundesbürger (28 Prozent) Dokumente digital.

Kommentare

Solange der Gesetzgeber digitale Dokumente nur mit unerfüllbaren Auflagen erlaubt, entscheidet man sich der Einfachheit halber doch lieber dazu, alles Papier aufzuheben. Außer man ist ein Großkonzern wie Amazon o.ä., die können sich erlauben, es auf einen Rechtssstreit mit dem Finanzamt ankommen zu lassen. Ein Unternehmen, das nur in Deutschland tätig ist, kann das nicht wagen, weil sich aus den Rechtsunsicherheiten schnell ein Kollaps des Unternehmens ergeben kann, wenn der Sachbearbeiter "auf einmal" keine der elektronischen Dokumente "anerkennt".