Die Erstellung einer Lohnabrechnung durch den Arbeitgeber ist für jeden nicht selbstständigen Arbeitnehmer verpflichtend. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein kleines Unternehmen mit einem oder zwei Mitarbeitern oder um eine Firma mit mehreren hunderten Beschäftigten handelt. Die Erstellung der Lohnabrechnung hat einmal im Monat zu erfolgen, sie kann auch mit dem Mac vorgenommen werden.
In Bezug auf die Form und den Inhalt gibt es eine Vielzahl von Vorgaben. Diese können sich durch Beschlüsse der Regierung ändern, auch im Verlauf eines Jahres. Sind Sie Unternehmer, müssen Sie diese Vorschriften kennen, wenn Sie die Abrechnung selbst erstellen möchten. Sollten Ihnen Fehler unterlaufen, können Sie Ärger mit dem Finanzamt bekommen.
Beschäftigung eines Lohnbuchhalters
In größeren Unternehmen sind ein oder mehrere Lohnbuchhalter mit der Erstellung der monatlichen Abrechnungen beauftragt. Häufig unterhalten die Firmen eine Personalabteilung, die sich neben den Abrechnungen auch um die Einstellung und um die Betreuung der Mitarbeiter kümmert. In kleineren Unternehmen lohnt sich die Einstellung einer Fachkraft für die Buchhaltung häufig nicht. Das Gehalt für die Fachkraft verschlingt bei einer Vollzeitstelle eine vierstellige Summe im Monat. Sie müssen als Arbeitgeber neben dem Bruttogehalt anteilige Summen für die Sozialversicherung des Arbeitnehmers zahlen. Die Kosten sind vielen Kleinunternehmern zu hoch. Es gibt jedoch zwei Alternativen zur Einstellung eines Lohnbuchhalters.
Die Lohnabrechnung selbst erstellen
Es gibt keine gesetzliche Vorgabe, nach der Sie verpflichtet sind, die Lohnabrechnung in die Hände einer ausgebildeten Fachkraft zu geben. Sie können die Abrechnung selbst vornehmen - auch für den Mac gibt es hierzu verschiedene Lösungen. Der Vorteil liegt darin, dass Sie die Gehaltskosten sparen. Sie müssen aber von einem hohen zeitlichen Aufwand ausgehen. Die Einhaltung der Form und die Berücksichtigung der vorgegebenen Informationen, die eine Abrechnung enthalten muss, sind ebenso wichtig wie die korrekten Zahlen.
Bild: Apple.
Dabei ist die individuelle Situation des Arbeitnehmers zu berücksichtigen. So hat jeder eine eigene Steuerklasse und kann Vorabzüge von der Lohnsteuer geltend machen, etwa für die Fahrtkosten. Außerdem sind Sie verpflichtet, sich über die jeweils geltenden Gesetze zu informieren. Wenn Sie diesen hohen zeitlichen Aufwand scheuen, weil Sie sich lieber um Ihr Tagesgeschäft kümmern möchten, können Sie die Lohnabrechnung für Ihre Mitarbeiter an einen externen Dienstleister auslagern.
Wer Lohnabrechnungen mit dem Mac erstellen will, sollte aus Sicherheits- und Datenschutzgründen folgende Empfehlungen beachten: 1) Softwareupdates, die Sicherheitslücken schließen, sofort einspielen (Grund: Hacker-Attacken nutzen offene Schwachstellen aus). 2) FileVault-Verschlüsselung aktivieren (um Unbefugten mit physischem Zugang zum Gerät keinen Zugriff zu ermöglichen). 3) Mehrere Backups anlegen, sowohl On-Site als auch Off-Site (um Datenverlusten vorbeugen). Mehr zum Thematik liefert unser Grundlagenartikel 10 Sicherheits-Tipps für jeden Mac.
Dienstleister für die Erstellung der Lohnabrechnung beauftragen
Es gibt verschiedene Dienstleister, die die Erstellung der Lohnabrechnung für kleine und große Unternehmen anbieten. Dabei spielt es keine Rolle, wie viele Mitarbeiter Ihr Betrieb hat. Auch wenn Sie nur einen Angestellten oder Arbeiter beschäftigen, ist die Auslagerung der Lohnabrechnung möglich. Sie übermitteln alle Daten auf digitalem Wege an den Dienstleister. Der Transfer der Daten erfolgt verschlüsselt und ist somit vor Übergriffen von außen sicher. Die Auslagerung der Lohnabrechnung ist für Sie mit verschiedenen Vorteilen verbunden:
• Abrechnung nach den aktuell geltenden Vorschriften
• Sie sparen viel Zeit, die Sie in Ihr Tagesgeschäft investieren können
• Kostengünstig, vor allem im Vergleich mit der Beschäftigung eines Lohnbuchhalters
• Sie haben die Möglichkeit, Ihr eigenes Design für die Abrechnung zu definieren
• Einmalige und dauerhafte Beauftragung möglich
Die Auslagerung der Lohnabrechnung an einen externen Dienstleister ist ein guter Kompromiss zwischen der Erstellung der Abrechnung in Eigenleistung und der Beauftragung eines Lohnbuchhalters.