Post vom Bürgeramt, neue Rechnungen oder wichtige Bankunterlagen: Fast jede zweite Person speichert solche Dokumente inzwischen auch digital. Das ist das Ergebnis einer repräsentativen Umfrage des Digitalverbands Bitkom. Demnach scannen oder fotografieren 47 Prozent der Deutschen einen Teil ihrer Papierdokumente, die sie aufbewahren wollen – 19 Prozent davon tun dies regelmäßig, 28 Prozent hin und wieder.

Der Anteil derer, die ihre Dokumente digitalisieren, ist in den vergangenen Jahren enorm gestiegen. Im Jahr 2017 hatten 73 Prozent der Befragten erklärt, noch nie Papierdokumente gescannt oder fotografiert zu haben. Nun gaben das nur noch 48 Prozent an.

 

Besonders häufig digitalisieren die Deutschen ihre Unterlagen per Foto (69 Prozent) sowie per Drucker oder Scanner (61 Prozent). Nur rund ein Viertel (28 Prozent) nutzt dafür spezielle Apps. Noch ist die Zahl an Aktenordnern mit Rechnungen, Verträgen und Co. in deutschen Haushalten entsprechend hoch: 7,7 Ordner besitzt jede Bürgerin und jeder Bürger im Schnitt. 42 Prozent der Befragten gaben an, vier bis fünf Ordner zu Hause zu haben, bei 28 Prozent waren es sechs bis neun Ordner. 22 Prozent haben sogar zehn oder mehr Aktenordner daheim.

"Meterlange Regale mit dicken Aktenordnern werden schon sehr bald der Vergangenheit angehören", sagt Nils Britze, Bereichsleiter für digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom. "Mit modernen Scannern und innovativen Apps können alle schon heute problemlos Dokumente archivieren, organisieren und damit auch digital weiterverwenden. Wer seine Unterlagen regelmäßig digitalisiert und in einer sicheren Cloud speichert, ist damit auch auf der sicheren Seite, falls die Papierdokumente durch einen Wasser- oder Brandschaden zerstört werden."

Unternehmen sollten bei der Cloud-Speicherung von Dokumenten im Hinblick auf geltende Datenschutzgesetze darauf achten, Anbieter mit Servern in Europa zu nutzen. "Grundsätzlich wird die Übermittlung von Daten per Cloud an einen ausländischen Anbieter als unzulässig angesehen, da es hierfür keine datenschutzrechtliche Legitimation gibt und in der Regel kein angemessenes Datenschutzniveau besteht. Will man dennoch einen außereuropäischen Anbieter für einen Cloud-Dienst nutzen, empfiehlt es sich, das Übermitteln von personenbezogenen Daten in die Wolke zu vermeiden und ausschließlich nicht-personenbezogene Daten zu verwenden. Was den praktischen Nutzen der Dienste dann aber stark einschränkt", schreibt eRecht24 zu dem Thema.

Apples iCloud-Dienst bietet nach wie vor keine Option, europäische Server zur Datenspeicherung zu verwenden.