Tipps & Tricks zu Dropbox

Dropbox ist ein beliebter Dienst, der kostenlos Internet-Speicherplatz zur Verfügung stellt. Mit Dropbox können nicht nur Dateien zwischen mehreren Geräten synchronisiert, sondern auch via Web für andere Benutzer freigegeben werden. Dieser Artikel gibt Tipps für die Nutzung von Dropbox.

1. Was ist Dropbox?
Dropbox ist ein Online-Speicherdienst (auch Cloud-Anwendung genannt), der sich nahtlos in Mac OS X, Windows und Linux einbindet und auch für mobile Geräte wie das iPhone und Android-Smartphones verfügbar ist. Dateien und Ordner, die in das Dropbox-Verzeichnis gelegt werden, synchronisieren sich auf Wunsch automatisch mit allen verknüpften Geräten, sobald diese Zugriff auf das Internet erhalten. Einzelne Dateien oder Ordner können zudem für andere Benutzer freigegeben werden.

Dropbox

Dateien werden per Drag & Drop in das Dropbox-Fenster synchronisiert



2. Speicherplatz gegen E-Mail-Adresse und Passwort
Nach Download und Installation des Dropbox-Clients (die Mac-Version setzt einen PowerPC- oder Intel-Prozessor und Mac OS X 10.4 oder neuer voraus) registriert sich der Anwender mit seiner E-Mail-Adresse und einem selbst gewählten Passwort und erhält dafür kostenlos zwei GB Speicherplatz zugewiesen. Wer Dropbox empfiehlt, stockt den eigenen Platz um jeweils 500 MB auf - maximal 16 GB sind möglich. Auch der Geworbene erhält 500 MB mehr Speicherplatz. Zusätzlicher Speicherplatz ist kostenpflichtig. Für 9,99 Dollar pro Monat bzw. 99 Dollar pro Jahr gibt es 50 GB. 100 GB kosten 19,99 Dollar pro Monat bzw. 199 Dollar pro Jahr.

3. Webzugriff und Freigabe
Über dropbox.com greift der Anwender bequem per Web-Browser auf seine eigenen Daten zu oder lädt sie so auch auf ein fremdes System herunter. Einzelne Ordner oder Dateien können gelöscht oder für Freunde oder Kollegen freigegeben werden. Die in den Ordner "Photos" kopierten Bilder zeigt Dropbox automatisch in einer Galerie an. Der ebenfalls automatisch erstellte Ordner "Public" dient dem Datenaustausch ohne Registrierungspflicht. Für andere freigegebene Ordner muss der Besucher jedoch ein eigenes Konto einrichten: Als Schlüssel dient die E-Mail-Adresse des Empfängers. Hinweis: Das Einrichten einer Freigabe ist nur über die Webseite dropbox.com möglich.

Dropbox

Zugriff auf den eigenen Dropbox-Account via Web-Browser



Dropbox-Dateien, die auf einem verknüpften Computer gelöscht wurden, werden auf allen anderen Rechnern ebenso entfernt. Diese Vorgänge zeigt der Versionsverlauf auf der Dropbox-Webseite an: Einfach auf den Link "Gelöschte Dateien anzeigen" klicken. Der Verlauf der letzten 30 Tage wird angezeigt und ältere Versionen einer Datei können wieder hergestellt werden. Zudem ist unter dem Punkt "Änderungen" nachvollziehbar, aus welcher Quelle eine Datei stammt oder von welchem Rechner sie zuerst gelöscht wurde. Gut zu wissen, falls einmal eine wichtige Datei verschwindet – eventuell ist die Datei ja auf dem entsprechenden Computer im Papierkorb zu finden.

4. Fotoerweiterung
Dropbox verfügt über eine automatische Fotosynchronisierung. Dabei werden iPhones, USB-Sticks oder SD-Karten auf Wunsch synchronisiert und die Bilder im Ordner "Camera Uploads" verwaltet. Diese können dann wiederum für Besucher der Dropbox freigegeben werden.

Dropbox

Fotos automatisch mit Dropbox synchronisieren



5. Selektives Synchronisieren und Freigeben
Wer auf mehreren Geräten nicht alle Dateien benötigt, sollte die selektive Synchronisierung einschalten und nutzen. Dazu muss in den Einstellungen von Dropbox unter dem Reiter "Erweitert" auf den Knopf "Einstellungen ändern ..." geklickt werden. Anschließend sind die Ordner für die Synchronisierung auswählbar, wobei auch einzelne Unterordner ausgeschlossen werden können.

Dropbox

Selektive Synchronisierung konfigurieren



Die öffentliche Freigabe einer Datei geschieht durch Kopieren in den Ordner "Public". Über die Funktion "Öffentlichen Link" des Kontextmenüs kopiert Dropbox diesen Link zum Versand per E-Mail. Der Kontextmenü-Befehl "Frühere Versionen anzeigen" stellt den Versionsverlauf dieser Datei im Browser dar.

6. Mobile Dropbox
Für Android, Blackberry, iPhone und iPad sind Apps verfügbar, die zunächst nur die Ordnerstruktur der Dropbox anzeigen. Einzelne Dateien können dann per Antippen auf das Mobilgerät geladen und dargestellt werden. Dropbox selber zeigt diverse Bildformate und Office-Dokumente an und spielt Videos und MP3-Dateien ab oder gibt Dateien unbekannter Formate an andere Apps weiter. Zusätzlich ist es möglich, Fotos direkt aus der App in die Dropbox hochzuladen. Insgesamt speichern die Apps standardmäßig bis zu 500 MB lokal, so dass sich wichtige Dokumente ohne Internetzugriff anzeigen und nutzen lassen.

Dropbox

Zugriff auf den eigenen Dropbox-Account mit dem iOS-Client



7. Sicherere Dropbox mit Mac-OS-X-Bordmitteln
Dropbox verschlüsselt standardmäßig sowohl die Datenübertragung als auch die gespeicherten Dateien. Dadurch sind die Dateien des eigenen Dropbox-Accounts im Prinzip gut geschützt, sofern sie nicht vom Anwender im öffentlich zugänglichen Ordner ("Public") abgelegt wurden. Allerdings kann es ratsam sein, eine weitere Sicherheitsebene (eine zusätzliche Verschlüsselung) einzubauen, beispielsweise für vertrauliche Dokumente oder zum Schutz vor Fehlern oder Sicherheitslücken auf den Dropbox-Servern, die Unbefugten im Extremfall Zugang zu Daten gewähren, wie dies im Juni 2011 passierte.

Wer Dropbox ausschließlich mit Macs nutzt, kann die Datensicherheit mit folgendem Verfahren verbessern:

Zuerst wird mit dem Festplattendienstprogramm mit der Funktion "Neues Image" ein Sparsebundle-Diskimage mit 256-Bit-Verschlüsselung erzeugt (Einstellungen siehe Screenshot; Größe je nach Bedarf, in unserem Beispiel ein GB). Anschließend wird das Diskimage in den Dropbox-Ordner verschoben. Nach einem Doppelklick auf das Diskimage und Eingabe des beim Erstellen gewählten Passworts kann es wie ein Laufwerk genutzt werden. Alle in das Diskimage kopierten Dateien werden automatisch verschlüsselt. Positiver Nebeneffekt: Die Dateien sind auch auf dem eigenen Mac geschützt.

Sparsebundle-Diskimages werden in gleich große Häppchen, meist acht MB, aufgeteilt. Diese Aufteilung ist sehr nützlich, da bei Änderungen an Dateien so nicht das ganze Diskimage synchronisiert werden muss. Kleiner Tipp: Nicht gleichzeitig die Dateien in einem Sparsebundle-Diskimage auf mehreren Macs bearbeiten, sondern das Image nach getaner Arbeit über das Kontextmenü des Finders auswerfen.

Dropbox

Verschlüsseltes Sparsebundle-Diskimage erstellen



8. Programme und Dienste mit Dropbox-Anbindung
Immer mehr Programme und Dienste verfügen über eine Anbindung an Dropbox. Nachfolgend drei Beispiele:

Unter Mac OS X unterstützt der kostenlose FTP-Client Cyberduck den Zugriff auf Dropbox. Die Einrichtung ist etwas komplizierter, da unter anderem zwei Entwicklerschlüssel auf dropbox.com erstellt werden müssen. Details dazu sind auf dieser Web-Seite zu finden.

Der kostenfreie E-Mail-Client Thunderbird bietet ab der Version 13 (derzeit noch im Betatest) Anbindung an Dropbox. Statt dem Versenden von Dateianhängen bietet Thunderbird 13 die Möglichkeit, die Dateien zu Dropbox hochzuladen. Der E-Mail-Empfänger erhält dann statt eines Anhangs einen Downloadlink.

Schließlich gibt es mit TunesBag einen ebenfalls kostenlosen Musikstreamingdienst, der seinen Nutzern die Integration der Dropbox anbietet. Dabei wird ein Ordner mit MP3-Dateien ausgewählt und dem eigenen Konto auf tunesbar.com hinzugefügt. Nun sind die Musikstücke überall verfügbar.

Kommentare

Synchronisation

Dass ein Sparsimage in kleine Häppchen aufgeteilt wird wusste ich ja noch gar nicht. :-)

Allerdings ist das für Dropbox auch gar nicht nötig, denn Dropbox synchronisiert ohnehin nicht die ganze Datei, sondern nur die tatsächlich geänderten Bytes.

Diesen Effekt mache ich mir oft bei meinen Kunden zu nutze: So kann mir der Kunde eine z.B. 2 GByte große Photoshop-Datei in die Dropbox legen. Wenn ich sie dann im Dropboxordner bearbeite, z.B. eine Einstellungsebene hinzufüge, dann synchronisiert er nicht mehr die ganze 2 GByte-Datei zurück zum Kunden, sondern nur die tatsächlich geänderten Daten. Und das geht dann meist in Sekunden.

Wurfkiste

Ich habe für mich eine Arbeitsweise gefunden, die ich sehr nützlich finde. Nicht jeder arbeitet gleich, deswegen prüft, ob das für Euch in Frage kommt. Ich habe zwei Rechner und ein Pad. Jedes hat eine eigene Dropbox mit eigener eMail. Nur ein Ordner wird geteilt. Da die Boxen unterschiedlich gross sind (eine 18 GB eine 3 eine 2,5) kann ich A vollstopfen, ohne dass b und c überlaufen. Was auf mehr als einem Rechner sein soll wird gezielt in den gemeinsamen Ordner gelegt.

Eines noch für Anfänger: Legt Dateien, die ihr noch braucht mit gedrückt gehaltener Alt Taste (kopieren, statt verschieben) in den Dropbox Ordner und bittet den Empfänger die Dateien aus seinem Ordner zu ziehen. So wird erstens Platz frei, zweitens verschwindet keine Datei, die ich in den dropOrdner lege, weil sie mein Freund aus seiner Box zieht. Zudem bekomme ich mit, dass der Empfänger sie gesehen hat :)

Ansonsten, super Programm...

mehre Accounts

@ gaffer: Mehrere Accounts sind gar nicht notwendig, denn man kann Dropbox auch sagen, dass er nur z.B. einen Ordner synchronisieren soll. So mache ich das gelegentlich an fremden Macs. Ich melde mich an dem Gastaccount an, der ja bei Abmelden bekanntlicherweise wieder gelöscht wird, starte Dropbox und sage Dropbox, dass er nur einen bestimmten Ordner synchronisieren soll.
Ich habe nämlich durch Empfehlungen bereits 12 GByte, und mehr als die Hälfte ist ständig belegt. Und dann will ich nicht alles auf diesen Gast-Account synchronisiert haben.

Das Andere ist, wenn eine Datei plötzlich weg ist, weil ein anderer sie herausgenommen hat, kann man sie leicht über die Dropbox-Website wieder herstellen (rechte Maustaste: Gelöschte Dateien anzeigen). Denn Dropbox macht von allen Dateien ein Backup. Na ja, und Time Machine gibt es ja dann auch noch. Aber es stimmt: es ist meist besser wenn man die Dateien nicht in die Dropbox verschiebt, sondern kopiert (mit gehaltener alt-Taste). So bleibt das Original an seinem Ort. Besser wäre es sicher gewesen, wenn Dropbox seine Ordner als Laufwerk einbinden würde, so wie es die iDisk macht, wenn man sie auf Synchronisieren stellt.

Mehrere Accounts

sind tatsächlich nicht nötig dafür, Gerhard. Jedoch nützlich :-)